Cómo realizar tu propio evento empresarial y qué materiales promocionales utilizar

Cómo organizar un evento de empresa

La planificación de eventos corporativos es clave para conseguir materializar los objetivos. ¿Cómo organizar eventos exitosos? Gracias a la implementación de una serie de estrategias se pueden obtener los resultados esperados.

Definir el objetivo y tipo de evento

En primer lugar hay que definir los objetivos del evento y valorar el formato según el concepto, el tiempo, la sala, etc. Se recomienda estar abierto a nuevas propuestas, más allá de las tradicionales.

Planificación del evento

La planificación de un evento empresarial debe incluir el aspecto logístico, el contenido y el marketing corporativo. Hay que elaborar una lista con las tareas específicas y los pasos a seguir en un cronograma.

El contenido

Lo verdaderamente importante es el tema que se va a tratar para llamar la atención de los asistentes. Es fundamental dejar huella en la memoria de los invitados y buscar el efecto "wow" para superar las expectativas.

Uso de la tecnología

Hoy en día, es fundamental utilizar material tecnológico como audiovisuales, el video mapping o la realidad virtual. Cuanto más estético sea el contenido mejores serán los resultados. Hay técnicas que favorecen propuestas originales y creativas.

El espacio

Es muy importante elegir el espacio acorde al evento y tener en cuenta los imprevistos en caso de que haya que buscar una opción alternativa. Por lo tanto, el aforo y número de asistentes debe contemplarse en función del evento y las posibilidades que brindan las estancias. En los tiempos que corren es necesario además tomar en cuenta los protocolos sanitarios.

Materiales promocionales para eventos de empresa

Si queremos organizar un evento de empresa que deje huella en los invitados, además de lo dicho hasta ahora, es clave el uso de materiales promocionales, tanto antes de como durante el propio evento. Para empezar, es importante es que los invitados lleguen motivados y con ganas de participar. Por lo tanto, la relación debe comenzar antes de su realización. Hay que generar engagement con una campaña de comunicación previa.

Se pueden usar los teasers (vídeos promocionales) para intrigar y captar la atención del público objetivo. Además, se puede decir que solo en el evento se desvelará una información para todos los asistentes. Por otro lado, la información online (email, web, vídeo...) preparada para los invitados puede apoyarse también en material impreso si conocemos su dirección física: una postal o una carta de invitación que les llegue personalmente.

Llegado el día del evento, no solo la presentación y el lugar del mismo deben ser espectaculares, sino que también es recomendable tener para todos los asistentes algún regalo corporativo práctico y funcional. Puede ser una taza para beber café, un bolígrafo con memoria USB, una bolsa de tela ecológica... Hay cientos de posibilidades, en este artículo del blog hemos tratado algunas de ellas.
Cada vez que los asistentes utilicen estos artículos traerán a su mente el recuerdo del evento.

No pueden faltar tampoco en el lugar del evento los materiales de imprenta imprescindibles: tickets o entradas, lanyards, pulseras de identificación, folletos, tarjetas de visita, carpetas de presentación, pegatinas, roll ups, etc. Puedes verlos todos en esta página.

Finalmente, a lo largo del evento se pueden recoger los datos de todos los invitados, lo que nos permitirá mantener una comunicación directa y un feedback para mandar información de interés y mantener el vínculo.

En definitiva, un evento no se organiza de un día para otro, requiere de tiempo y planificación. Por lo que hay que marcar las prioridades y asegurarse del correcto desarrollo del programa en la fecha establecida.